A importância da gestão de tempo no planejamento de eventos

A importância do gerenciamento do tempo é uma frase e habilidade comumente ouvida, seja em descrições de funções, gerenciamento de eventos ou apenas em sua vida cotidiana. Mas o que as pessoas querem dizer e por que isso é tão importante? 

O gerenciamento do tempo é uma habilidade que pode garantir eficiência, produtividade e ajudar a reduzir o estresse. É tudo uma questão de saber quanto tempo você tem para começar e, portanto, quanto você pode alocar para certas tarefas.

Inclui outra habilidade importante: priorização – o que significa reconhecer tarefas com base na importância e lidar com as coisas em uma sequência lógica para obter o melhor resultado.

Outro elemento chave é a eficiência. Quanto mais eficazmente você gerenciar seu tempo, mais eficiente será. Também ajuda a reconhecer o quanto você pode alcançar em um dia, definindo metas e prazos.

Mas, apesar da forma como o termo é usado, não é uma habilidade fácil de dominar.

Aqui, o Chefe de Eventos, Sheridan Roberts discute a importância do gerenciamento do tempo, bem como algumas dicas, técnicas e algumas ferramentas para melhorá-lo.

1. Seja realista

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Foto de Pixabay em Pexels.com

Determinar quanto tempo várias tarefas demoram é uma habilidade-chave ligada ao gerenciamento do tempo.

E quando se trata de estimar isso, é essencial ser realista e honesto sobre cada momento. Se você realmente deseja dominar o gerenciamento do tempo de forma eficaz, deve levar em consideração quanto tempo levará para realizar determinadas tarefas.

Certifique-se de levar em consideração todas as tarefas possíveis. Esteja você na fase de planejamento de um evento (virtual ou presencial) ou no dia do evento. Inclui o tempo que leva para enviar e-mails, para falar e tranquilizar clientes, para fazer ensaios técnicos ou ensaios. Há outras coisas a se considerar, como o tempo de caminhada entre duas áreas de um local, tudo conta.

Seu tempo é precioso, então proteja-o. Sempre dê a si mesmo mais tempo do que pensa, pois é praticamente garantido que você vai subestimar! E muito pouco tempo para fazer tudo o que precisa ser feito significa mais estresse para você.

2. Faça um plano

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Foto de Suzy Hazelwood em Pexels.com

Se você se comprometeu com a primeira regra acima, a próxima de nossas dicas e ferramentas de gerenciamento de tempo é fazer uma lista ou um plano com uma análise detalhada do que exatamente precisa ser feito ou o que estará acontecendo a cada momento.

Crie uma lista de tarefas que abranja todo o seu projeto e, em seguida, a cada dia crie uma lista ‘do dia’. Coloque na lista as tarefas que precisam ser concluídas naquele dia para dar andamento ao projeto. Uma lista de ‘hoje’ também ajuda você a se concentrar e evitar ser distraído por tudo o mais em sua lista de tarefas pendentes.

Isso é benéfico não apenas para você, mas para qualquer outra pessoa que esteja nos bastidores do evento, independentemente de sua função. E lembre-se de que a maioria das tarefas pode ser dividida em subtarefas menores. Ao fazer isso, você fará com que as tarefas maiores pareçam mais realizáveis ​​e também dará a si mesmo uma sensação de realização ao marcar essas subtarefas menores.

Poder compartilhar um itinerário detalhado parece confiante e bem organizado para os outros e o ajudará a se sentir mais confiante e organizado também. Saber que você sempre pode dar uma olhada em sua programação detalhada e ver exatamente onde você deveria estar e o que deveria estar fazendo a qualquer momento é extremamente reconfortante em momentos de caos e estresse.

3. Seja flexível

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Foto de Tirachard Kumtanom em Pexels.com

Um plano rígido é um bom ponto de partida, mas se as coisas começarem a ficar para trás, você corre o risco de sentir que tudo está desmoronando. Em vez disso, reconheça a importância da gestão do tempo e considere contratempos, obstáculos e atrasos. Se você aceitar a probabilidade de surgirem problemas inesperados, estará mais preparado para enfrentá-los quando inevitavelmente acontecerem.

Em seguida, coloque em prática quaisquer planos de backup e prepare-se mentalmente para reagir rapidamente às dificuldades. Se você for bom em uma crise, provavelmente será aqui que você brilhará naturalmente. Se uma situação sem precedentes o fizer suar frio, planeje duas vezes mais.

Em segundo lugar, pense nos planos de contingência. Isso pode acontecer se um palestrante chegar atrasado, você tiver uma dificuldade técnica com sua plataforma virtual ou um plano de assentos tiver que ser alterado no último minuto, os planos de contingência são importantes.

É impossível prever tudo, mas se você tiver pelo menos uma operação de resgate em potencial, estará em uma boa posição para enfrentar qualquer coisa

4. Defina seus próprios prazos

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Foto de Markus Winkler em Pexels.com

Definir prazos é uma parte vital do gerenciamento do tempo. Depois de estabelecer quanto tempo as tarefas devem levar e fazer suas listas de tarefas, você poderá definir prazos realistas. Esses prazos podem (e devem) ser grandes e pequenos.

O dia do seu evento é um grande prazo, significando o fim de um projeto (não se esqueça de fazer o acompanhamento!) E prazos menores atuam como mini-marcos que o ajudarão a alcançá-lo.

Atingir esses marcos é muito importante para mantê-lo no caminho certo e manter tudo em movimento, então dê a si mesmo tempo suficiente e reconheça suas realizações conforme avança!

5. A prática leva à perfeição

A gestão do tempo é uma parte fundamental do planejamento do seu evento. É uma habilidade importante a ser dominada para seu próprio benefício, mas também é essencial para a confiança e confiabilidade que você transmite aos outros que trabalham ou participam do evento. Aprender como administrar o tempo com eficácia geralmente vem com a prática.

Quanto mais experiência você tiver, melhor se tornará em aprender as maneiras que funcionam melhor para você. E com as melhorias nessas habilidades, você se verá adiantado nos prazos, sentindo-se mais calmo e mais no controle!

Post original publicado no site Headbox

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